Работа со складскими документами в приложении для iPad

Все складские документы, кроме актов разбора и актов переработки, можно создавать, просматривать и редактировать на кассовом терминале.

В списке документов на терминале отображаются только непроведенные складские документы, созданные за последние 90 дней.

Как включить доступ к складским документам на терминале?

Чтобы работа с документами склада была доступна на кассовом терминале, необходимо включить доступ к ним для конкретной должности.

Для этого перейдите в бэк-офис, раздел Персонал — Должности и выполните действия:

1. Выберите нужную должность.

2. Откройте вкладку Права на терминале — Прочее.

3. Для права Доступ к складским документам установите значение Разрешено.

4. Затем нажмите Сохранить.

Затем сотрудников, работающих в данной должности, нужно добавить в список лиц, ответственных за склад.

Чтобы назначить сотрудника ответственным за склад, перейдите в раздел Предприятие — Склады и выполните следующие действия:

1. Выберите нужный склад. Склады привязываются к местам приготовления, которые находятся в заведении.

2. Откройте вкладку Ответственные лица.

3. Нажмите Создать.

4. В открывшемся списке выберите нужного сотрудника или введите имя сотрудника, чтобы найти его.

5. Нажмите Сохранить.

Теперь, когда сотрудник авторизуется на кассовом терминале по своему ПИН-коду или QR-коду, ему будет доступна работа со складскими документами.

Как создать складской документ на кассовом терминале?

1. Откройте Настройки.

2. Перейдите в Складские документы.

3. В левой части экрана выберите необходимый тип документа.

4. Нажмите Создать.

Для перехода к дальнейшим действиям инструкции, нажмите на название типа документа.

• Приходная накладная — для приходования любых продуктов на склад.
• Расходная накладная — для продажи продуктов сотруднику или юр. лицу. Например, продуктов, которые не отображаются на кассовом терминале (ингредиентов или полуфабрикатов) или для возврата поставщику испорченных продуктов, которые поступили по накладной.
• Внутреннее перемещение — для перемещения продуктов с одного склада на другой.
• Акт списания — для бесплатного списания продуктов юр. лицу, сотруднику или в связи с порчей продуктов.
• Акт приготовления — для приходования на склад блюд, модификаторов и полуфабрикатов, у которых есть техкарты и которые готовятся заранее.
• Заявка — для запроса продуктов на склад точки продаж.
• Акт инвентаризации — для выявления излишка или недостачи продуктов и приведения остатков продуктов на складе к реальным значениям.

Приходная накладная

Откроется окно создания накладной. Заполните в нем поля:

• Номер приходной накладной. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата поступления продуктов на склад. Накладную можно создать как за прошедшую, так и за будущую дату.
• Поставщик продуктов. Выбирается из списка организаций и юр. лиц, внесенных в разделе Справочники — Контрагенты бэк-офиса.
• Склад, на который приходуются продукты.
• Комментарий к накладной.

Заполнив необходимые поля в окне создания накладной, нажмите Далее.

Затем в накладную необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в накладную. Заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом в накладную все необходимые продукты.

4. Затем нажмите Создать.

5. Созданная накладная отобразится в списке.

Чтобы складские остатки и себестоимость продуктов пересчитались с учетом созданной накладной, ее необходимо провести в бэк-офисе.

Расходная накладная

Откроется окно создания накладной. Заполните в нем поля:

• Номер расходной накладной. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата отгрузки продуктов со склада. Накладную можно создать как за прошедшую, так и за будущую дату.
• Склад, с которого списываются продукты.
• Тип покупателя — организация или лицо, которому списываются продукты.
• В появившемся поле Гость/Контрагент/Сотрудник укажите имя лица или название организации, которой списываются продукты.

Затем нажмите Далее.

Затем в документ необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в накладную. Заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом все необходимые продукты.

4. Затем нажмите Создать.

5. Созданная накладная отобразится в списке.

Чтобы складские остатки и себестоимость продуктов пересчитались с учетом созданной накладной, ее необходимо провести в бэк-офисе.

Внутреннее перемещение

Откроется окно создания акта внутренних перемещений. Заполните в нем поля:

• Номер акта. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата поступления — дата и время перемещения продуктов с одного склада на другой.
• Со склада — склад, с которого будут списаны добавленные в акт продукты.
• На склад — склад, на который будут оприходованы добавленные в акт продукты.
• Комментарий к акту внутренних перемещений.

Заполнив основные параметры акта, нажмите Далее.

Затем в акт необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в накладную. Заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом в акт все необходимые продукты.

4. Нажмите Создать.

5. Созданный акт отобразится в списке.

Чтобы складские остатки и себестоимость продуктов пересчитались с учетом созданного акта, его необходимо провести в бэк-офисе.

Акт списания

Откроется окно создания акта списания. Заполните в нем поля:

• Номер акта. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата и время, в которые продукты были или будут списаны со склада. Акт можно создать как за прошедшую, так и за будущую дату.
• Тип корреспондента отображает, кому списываются продукты.
• Выбрав Тип корреспондента, укажите имя лица, название организации или причину списания, в зависимости от выбранного типа.
• Склад, с которого будут списаны продукты.
• Комментарий к акту списания.

Заполнив основные параметры акта, нажмите Далее.

Затем в акт необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в акт. Заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом в акт все необходимые продукты.

4. Затем нажмите Создать.

5. Созданный акт отобразится в списке.

Чтобы складские остатки и себестоимость продуктов пересчитались с учетом созданного акта списания, его необходимо провести в бэк-офисе.

Акт приготовления

Откроется окно создания документа. Заполните в нем поля:

• Номер акта. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата отгрузки, в которую исходные продукты спишутся со склада, а получаемые поступят на склад. Акт можно создать как за прошедшую, так и за будущую дату.
• Со склада — склад, с которого будут списаны исходные продукты.
• На склад — склад, на который будут оприходованы получаемые продукты.
• Комментарий к акту списания.

Заполнив основные параметры акта, нажмите Далее.

Затем в акт необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в акт, заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом в акт все необходимые продукты.

4. Затем нажмите Создать.

5. Созданный акт отобразится в списке.

Чтобы складские остатки и себестоимость продуктов пересчитались с учетом созданного акта приготовления, его необходимо провести в бэк-офисе.

Заявка

Откроется окно создания заявки. Заполните в нем поля:

• Номер заявки. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.

• Дата и время документа — дата и время, в которые создается заявка.

• Терминал, на котором создается заявка.

• Оператор — сотрудник, создавший заявку.

• Сотрудник, ответственный за выполнение заявки.

• Статус заявки. Изменяется вручную по мере ее выполнения:

  • Новая — заявка создана и еще не выполнялась.

  • Частично выполнена — на требуемый склад поступила лишь часть, запрошенных по заявке, продуктов.

  • Выполнена — все запрошенные в заявке продукты поступили на нужный склад.

• Комментарий к заявке.

Заполнив основные параметры, нажмите Далее.

Затем в заявку необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в заявку, заполните в нем поля.

3. Нажмите Сохранить. Добавьте таким образом в заявку все необходимые продукты.

4. Затем нажмите Создать.

5. Созданная заявка отобразится в списке.

Для выполнения заявки необходимо создать и провести складской документ, по которому продукты будут оприходованы на склад (акт внутренних перемещений, приходную накладную или акт приготовления). Подробнее.

Акт инвентаризации

Акт инвентаризации может быть создан как на кассовом терминале, так и в бэк-офисе, в разделе Склад — Акты инвентаризации. Акт инвентаризации, созданный в бэк-офисе, может быть использован как шаблон для дальнейшего заполнения (указания фактического количества остатков) на кассовом терминале.

• Инвентаризация с использованием шаблона
• Инвентаризация без использования шаблона

Инвентаризация с использованием шаблона

При создании шаблона акта инвентаризации в бэк-офисе указывать фактическое количество остатков продуктов не нужно. Они будут указаны позднее, при заполнении акта на кассовом терминале. Подробнее о создании акта инвентаризации в бэк-офисе можно прочитать в статье Акты инвентаризации (новая версия).

После создания шаблона акта инвентаризации в бэк-офисе, откройте его на кассовом терминале для указания фактического количества остатков продуктов. Для этого:

1. Откройте Настройки.

2. Перейдите в Складские документы.

3. Откройте раздел Акты инвентаризации.

4. В списке документов откройте подготовленный шаблон.

5. Для каждого элемента документа укажите фактический остаток.

Далее отредактируйте основную информацию документа:

1. Нажмите Редактировать.

2. Внесите необходимые изменения.

3. Нажмите Сохранить.

После заполнения акта инвентаризации на кассовом терминале его необходимо провести в бэк-офисе.

После проведения акта инвентаризации, он будет недоступен для просмотра и редактирования на кассовом терминале.

Инвентаризация без использования шаблона

1. Откройте Настройки.

2. Перейдите в Складские документы.

3. Откройте раздел Акты инвентаризации.

4. Нажмите Создать.

Откроется окно создания акта. Заполните в нем поля:

• Номер акта. Устанавливается автоматически, но может быть изменен.
• Дата и время проведения инвентаризации.
• Склад, на котором проводится инвентаризация.

Заполнив основные параметры акта инвентаризации, нажмите Далее.

Затем в акт необходимо добавить продукты. Для этого:

1. Нажмите Добавить.

2. Откроется окно добавления продукта в накладную. Заполните в нем поля:

— Наименование продукта.

— Факт. остаток, ед. изм. — фактическое количество продукта, в его единицах измерения. То есть то количество продукта, которое есть на складе на самом деле.

3. Нажмите Сохранить.

4. Нажмите Создать.

5. Созданный акт отобразится в списке.

Затем в бэк-офисе необходимо определить излишек и/или недостачу продуктов и провести созданный акт, чтобы пересчитались складские остатки и себестоимость продуктов. Подробнее.

Как просмотреть или отредактировать складской документ на терминале?

В разделе Складские документы на кассовом терминале отображаются все имеющиеся в бэк-офисе Непроведенные складские документы, созданные за последние 90 дней.

Чтобы просмотреть и отредактировать складской документ:

1. Откройте нужный раздел.

2. Нажмите на документ.

3. Внесите необходимые изменения в основных параметрах документа (если их не нужно редактировать, пропустите этот шаг).

4. Нажмите Далее.

5. На экране добавления продуктов можно добавить новый продукт, удалить добавленные и т. д.

6. Отредактировав или просмотрев документ, нажмите Сохранить.

Изменения в документе будут сохранены.