Как оприходовать продукты на склад?

Чтобы сделать поставку продуктов на склад, создайте, заполните и проведите приходную накладную.

После этого продукты появятся на складе, на который они поступили, и отобразится их себестоимость.

Если вы еще не добавляли продукты в систему, то перед созданием накладных необходимо заполнить раздел Номенклатура (из него берутся данные обо всех продуктах).

Для быстрого перехода к нужной главе инструкции, нажмите на ее название в оглавлении:

Как создать приходную накладную?

Чтобы создать приходную накладную, перейдите в раздел Складские документы — Приходные накладные и нажмите Создать на верхней панели инструментов.

Раздел Приходные накладные

Откроется окно создания приходной накладной. Заполните в нем следующие поля:

  •  — номер документа. Присваивается автоматически, но может быть изменен.
  • Дата поступления — дата и время, в которые продукты были получены от поставщика (либо дата отгрузки согласно бумажной накладной). Накладные можно создавать как за прошедшую, так и за грядущую дату.
  • Поставщик — выбирается из списка контрагентов (создаются в разделе Справочники — Контрагенты). Если вам пришла накладная от нового поставщика, вы можете добавить его в систему при создании накладной. Для этого нажмите на + в поле Поставщик .

Создание приходной накладной

  • Склад, на который будут оприходованы продукты.
  • Комментарий к приходной накладной (поле необязательно для заполнения).
  • Стоимость доставки продуктов по накладной.

После заполнения полей нажмите Создать и новая приходная накладная появится в общем списке.

Во вкладке Основное приходной накладной доступны для заполнения следующие поля:

  •  — номер документа. Присваивается автоматически, но может быть изменен.
  • Дата поступления — дата и время, в которые продукты были получены от поставщика (либо дата отгрузки согласно бумажной накладной). Накладные можно создавать как за прошедшую, так и за грядущую дату.
  • Поставщик — выбирается из списка контрагентов (создаются в разделе Справочники — Контрагенты).
  • Склад, на который поступили продукты, входящие в приходную накладную (склад-получатель).
  • Комментарий к приходной накладной (поле необязательно для заполнения).

Поля, которые заполняются или изменяются автоматически в зависимости от внесённых изменений в приходную накладную:

  • Сумма без НДС, ₽ — сумма оплаты по приходной накладной без учета НДС, в рублях.
  • Количество — суммарное количество продуктов, входящих в приходную накладную, в их единицах измерения.
  • Сумма, ₽ — сумма оплаты по приходной накладной с учетом НДС, в рублях.
  • Сумма НДС, ₽.
  • Стоимость доставки, ₽ — стоимость доставки по накладной, в рублях.
  • Проведен — в строке отображается, проведена ли приходная накладная. Чтобы складские остатки и себестоимости продуктов пересчитались с учетом созданной накладной, ее необходимо провести.
  • Загружено из внешнего источника.
  • Автор — сотрудник, создавший документ.
  • Автор последнего изменения — сотрудник, внесший последние изменения в документ.
  • Время последнего изменения документа.
  • Оплачено — в строке отображается, была ли произведена оплата по приходной накладной. Активировать флаг Оплачено можно только после добавления продуктов на вкладку Элементы документа.

Вкладка Основное в Приходной накладной

После того, как будет активирован флаг Оплачено, во вкладке Основное станут доступны строки (без проведения оплаты строки скрыты):

  • Со счета — счет, с которого будет списана сумма по приходной накладной (счёт можно не указывать, в таком случае данные не будут отображаться в разделе Финансы).
  • Дата оплаты накладной.

Активность флага Оплачено

В оплаченной Приходной накладной нельзя редактировать вкладку Элементы документа.

Если Приходная накладная оплачена, данные отобразятся в разделе Финансы — Движение по счетам. В подразделе Движение по счетам можно посмотреть отчет о движении денежных средств предприятия, при формировании которого учитываются оплаченные приходные накладные. Суммы продаж в отчете распределяются по типам оплат и заведениям, за которыми закреплена оплата.

Также оплаченные Приходные накладные отражаются в разделе Финансы — Счета. Здесь можно посмотреть учет денежных средств от проведенных транзакций. Автоматические транзакции (данные после закрытия смены, внесения и инкассации на терминале) попадают на счет соответственно настройкам его типа и заведения, за которым этот счет закреплен.

Добавление продуктов в приходную накладную

Чтобы добавить продукты в приходную накладную, нажмите на нее и откройте вкладку Элементы документа в ее редакторе.

Открытие приходной накладной

Нажмите кнопку Добавить на нижней панели инструментов. Появится строка добавления продукта. 

Добавление продуктов в приходную накладную

  • Наименование элемента — выберите продукт из выпадающего списка или введите название продукта, чтобы найти его. Если вам пришла накладная с новым товаром, вы можете добавить его в систему при добавлении продукта. Для этого нажмите на + в колонке Наименование.
  • Кол-во, ед. изм. — количество продукта по приходной накладной, в единицах измерения продукта.
  • Цена с НДС, ₽ — цена продукта по приходной накладной с НДС, в рублях. Цвет цены изменяется в зависимости от превышения максимального отклонения по ценам: зеленым цветом подсвечивается значение с положительным изменением, красным — с отрицательным. Значение можно поменять в разделе Предприятие — Настройки — Вкладка Общие настройки — Максимальное отклонение по ценам приходуемых продуктов, %.
  • Сумма без НДС, ₽ — сумма по приходной накладной без учета НДС, в рублях.
  • НДС — процентное значение НДС.
  • Сумма НДС, ₽ — сумма НДС в рублях.
  • Сумма с НДС, ₽ — сумма по приходной накладной с учетом НДС, в рублях.
  • Стоимость доставки продукта.
  • Остаток, ед. изм. — количество продукта на складе-получателе до проведения приходной накладной, в единицах измерения продукта.

Примечание! Цена с НДС, Сумма без НДС и Сумма — являются взаимозависимыми и могут пересчитываться как справа налево, так и слева направо.

Колонки, скрытые по умолчанию:

  • Ед. изм. — единица измерения продукта.
  • Цена без НДС, ₽ — цена продукта по приходной накладной без НДС, в рублях.
  • Цена согласно предыдущему приходу, ₽ — цена продукта в предыдущей приходной накладной, в рублях.
  • Изменение цены, %.
  • Остаток, кг — количество продукта на складе-получателе до проведения приходной накладной, в килограммах.

Чтобы отобразить колонки, которые по умолчанию скрыты, нажмите на три точки (…) в крайней правой колонке и установите флаг слева от названий нужных колонок. Колонки автоматически появятся в таблице отчета.

Раскрытие скрытых колонок

Добавив в накладную все необходимые продукты, нажмите кнопку Сохранить на верхней панели инструментов.

Сохранение изменений

Проведение приходной накладной

Чтобы продукты поступили на склад, пересчитались их количество и себестоимость, приходную накладную необходимо провести.

Для этого выберите приходную накладную и нажмите кнопку Провести на верхней панели инструментов.

Остатки продуктов на складе увеличатся, а накладная станет недоступна для редактирования.

Проведение приходной накладной

Если нужно отредактировать проведенную приходную накладную, выберите ее и нажмите кнопку Отменить проведение на верхней панели инструментов.

Отмена проведения приходной накладной

Складские остатки и себестоимости продуктов, указанных в накладной, изменятся на те значения, которые были до проведения этого документа, и накладная станет доступной для редактирования.

Получение печатных форм для приходной накладной

Если необходимо распечатать приходную накладную, то это можно сделать через меню Экспорт/Импорт на верхней панели инструментов.

Экспорт печатных форм

Доступны печатные формы:

  • ТОРГ-12.
  • Форма ОП-12.
  • Закупочный акт (ОП-5).
  • Приходный ордер.
  • СЧЕТ-ФАКТУРА.
  • Требование-накладная.

Файлы выгружаются в формате .xls или .csv. Для печати и редактирования необходимо использовать Microsoft Excel или любой другой редактор с поддержкой этих форматов.

Подождите, происходит установка и настройка вашего облака.