Акты инвентаризации

С помощью акта инвентаризации складские остатки продуктов в бэк-офисе можно привести к реальным значениям и выявить разницу между фактическим количеством и расчетным количеством в бэк-офисе. То есть выявить недостачу или излишки продуктов.

Недостачи и излишки могут возникать из-за неправильно заполненных техкарт продуктов, установки неверных методов списания продуктов, несвоевременно учтённых списаний продуктов, пересортицы или неправомерных действий (краж, обвеса) со стороны персонала заведения.


Акт инвентаризации не подходит для корректировки складских остатков продуктов, которые ранее не были оприходованы, т. к. для них невозможно сформировать себестоимость.
Чтобы оприходовать на склад продукты и отобразить их себестоимость, необходимо создать и провести приходную накладную.


Для быстрого перехода к нужной главе инструкции, нажмите на её название в оглавлении:



Как создать акт инвентаризации?

Перейдите в раздел Склад Акты инвентаризации и нажмите Создать в верхней части экрана.

Откроется окно создания акта. Заполните в нём следующие поля:

  • Дата и время, в которые проводится инвентаризация на складе.
    Акт можно создать как за прошедшую дату, так и за будущую.
  • – номер акта инвентаризации.
  • Склад, на котором проводится инвентаризация.
  • Комментарий к акту. Заполнять необязательно.

Заполнив поля в окне создания акта, нажмите Создать.

После создания акта инвентаризации его необходимо заполнить – добавить в него продукты.



Заполнение акта инвентаризации

Для заполнения акта инвентаризации, нажмите на него и откройте вкладку Продукты.


Как добавить группы продуктов?

  1. В нижней части экрана нажмите Добавить группы.
  2. Откроется окно, в котором все продукты Номенклатуры отсортированы по их разделам (Ингредиенты, Блюда, Полуфабрикаты и Модификаторы).
    Раскройте нужный раздел, нажав на стрелку вниз справа от названия раздела.
  3. Появится список всех имеющихся в разделе продуктов и групп продуктов. Таким же образом можно раскрыть группы продуктов.
  4. Чтобы выбрать весь раздел или группу продуктов, установите галочку слева от названия группы или раздела.
    Чтобы исключить какие-либо группы или продукты, с них можно снять галочку.
  5. Затем нажмите Добавить группы.
  6. Продукты из добавленных групп и разделов появятся в акте инвентаризации.

После этого для каждого продукта в колонке Факт. остаток, ед. изм. укажите фактический остаток продукта на складе, в единицах измерения продукта.

Затем нажмите Сохранить.

Добавив в акт все необходимые продукты, нужно выполнить сверку складских остатков продуктов и провести акт инвентаризации.


Как добавить продукт в акт инвентаризации?

  1. Нажмите Добавить в нижней части экрана.
  2. Появится строка добавления продукта. В колонке Наименование нажмите на продукт, который нужно добавить в акт, или введите название продукта, чтобы найти его.
  3. Затем в колонке Факт. остаток, ед. изм. укажите фактическое количество продукта на складе, в единицах измерения этого продукта.
  4. Добавьте таким же образом в акт другие продукты и нажмите Сохранить.

Добавив в акт все необходимые продукты, нужно выполнить сверку складских остатков продуктов и провести акт инвентаризации.


Как добавить продукты по тэгу?

Тэг – это ваша собственная категория продуктов. Его можно использовать для настройки CRM-программ, фильтрации в отчётах и добавления продуктов в складские документы.

Например, если нужно настроить скидку для большого количества блюд, которые находятся в разных группах, чтобы не добавлять эти блюда по отдельности в условия скидки, им можно присвоить тэг «Со скидкой» и указать его в настройках скидки.

По этому же тэгу данные продукты можно добавить и в акт инвентаризации.


Чтобы добавить продукты в акт инвентаризации по тэгу:

  1. Нажмите Добавить тэги в нижней части экрана.
  2. Откроется окно со списком всех имеющихся в бэк-офисе тэгов.
    Чтобы выбрать тэг, установите галочку слева от его названия.
  3. Затем нажмите Добавить тэг.
  4. Продукты с выбранным тэгом появятся в акте инвентаризации.

После этого для каждого продукта в колонке Факт. остаток, ед. изм. укажите фактический остаток продукта на складе, в единицах измерения продукта.

Затем нажмите Сохранить.

Добавив в акт все необходимые продукты, нужно выполнить сверку складских остатков продуктов и провести акт инвентаризации.


Как использовать параметр «Разложить по техкарте»?

Добавленные в акт блюда, модификаторы и полуфабрикаты, у которых заполнены техкарты и установлен метод списания По техкарте, автоматически раскладываются на продукты, входящие в их техкарты.

То есть в акте учитывается не само блюдо, м/ф или п/ф, а продукты из его техкарты.

Например, у нас есть блюдо «Салат Цезарь», которое готовится и списывается По техкарте (готовится только после заказа). При добавлении «Салата Цезарь» в акт инвентаризации в акте будет учитываться не сам салат, а ингредиенты, входящие в его состав (томаты, капуста, сыр и т. д.), так как заранее салат не готовился.


Если в акт инвентаризации добавлено блюдо, модификатор или полуфабрикат, у которого есть техкарта, установлен метод списания Сначала по продукту, затем по техкарте и этот продукт был оприходован на склад актом приготовления, в акте инвентаризации будет учитываться само приготовленное блюдо, модификатор или полуфабрикат, а не продукты из его техкарты.

То есть такой продукт, по умолчанию, по техкарте не раскладывается.

Например, у нас есть блюдо «Кекс», у которого заполнена техкарта и установлен метод списания Сначала по продукту, затем по техкарте. «Кекс» готовится заранее актом приготовления – то есть на складе есть готовое блюдо. Поэтому при добавлении «Кекса» в акт инвентаризации будет учитываться приготовленное блюдо, а не ингредиенты из его техкарты.


Чтобы учесть в инвентаризации не сам приготовленный продукт, а компоненты из его техкарты, его можно разложить на ингредиенты.

Например, если блюдо с методом списания Сначала по продукту, затем по техкарте в системе списывалось по продукту, но фактически готовилось только после заказа, и нужно учесть списанные ингредиенты, а не само блюдо.


Сначала необходимо отобразить параметр Разложить по техкарте (по умолчанию он скрыт). Для этого в таблице акта инвентаризации нажмите на три точки в крайней правой колонке, затем в открывшемся списке колонок установите галочку в строке Разложить по техкарте. Колонка с параметром автоматически отобразится в таблице акта.


Затем в строке с нужным блюдом, полуфабрикатом или модификатором нажмите на переключатель в колонке Разложить по техкарте (действие 1 на изображении ниже).

С помощью стрелки вниз можно раскрыть список продуктов, входящих в техкарту (действие 2).

В акте будет отображаться количество приготовленного блюда, модификатора или полуфабриката, но учитываться будут продукты из его техкарты (действие 3).


Блюда и модификаторы, у которых есть техкарты и установлен метод списания По техкарте (которые готовятся только после заказа и не приходуются на склад актом приготовления), раскладываются на продукты из техкарты автоматически.



Сверка складских остатков продуктов

Когда все необходимые продукты добавлены в акт инвентаризации, можно сравнить их фактические складские остатки с расчётными значениями в бэк-офисе.

Значения остатков продуктов отображаются в следующих колонках:

  • Факт. остаток, ед. изм – фактическое количество продукта на складе, в единицах измерения продукта. Указывается при заполнении акта.
  • Факт. остаток с учетом п/ф, м/ф и блюд, ед. изм. – фактическое количество на складе продукта, который входит в техкарты добавленных в акт блюд, модификаторов и полуфабрикатов (в единицах измерения продукта).
    Например, если в акт добавлены ингредиент «Кофе зерновой» в количестве 0,100 кг и блюдо «Эспрессо», в техкарту которого входит ингредиент «Кофе зерновой» в количестве 0,011 кг, в этой колонке для «Кофе зернового» будет отображаться значение 0,111 кг.
    Для продуктов, которые не входят в техкарты других продуктов, в этой колонке отображается 0.
  • Общий факт. остаток, ед. изм. – фактическое суммарное количество на складе продукта, который добавлен в акт отдельно и входит в техкарты других добавленных продуктов.
    Например, один и тот же ингредиент добавлен в акт отдельно в количестве 10 штук, также он входит в техкарту добавленного блюда, которое разложено по техкарте, в количестве 5 штук. В данной колонке для этого ингредиента будет отображаться 15 штук – общее количество добавленного ингредиента.
  • Расчетный остаток, ед. изм. – расчетное количество продукта на складе, в единицах измерения продукта.
    То есть, то количество продукта, которое должно быть на складе, согласно всем продажам, отменам, возвратам и проведенным складским документам.
    Рассчитывается бэк-офисом и заполняется автоматически после сохранения акта.
  • Недостача/излишек, ед. изм. – разница между расчетным и фактическим количеством продукта, в его единицах измерения.
  • Себестоимость, Р – себестоимость продукта на складе.
    Значение параметра зависит от методов списания продуктов и настроек себестоимости. Заполняется автоматически после сохранения акта.
  • Сумма недостачи/излишка, Р – себестоимость разницы между расчетным и фактическим количеством продукта.
    Значение параметра зависит от методов списания продуктов и настроек себестоимости. Заполняется автоматически после сохранения акта.
    Внизу под данной колонкой отображается общая сумма недостачи (со знаком минус) или излишка (обычное значение).

Если после заполнения и сохранения акта инвентаризации получилось большое значение недостачи или излишка по какому-либо продукту, проверьте следующее:

  • Какой у продукта установлен Метод списания.
  • Правильно ли заполнена его техкарта.
  • Если доступен Менеджер версий техкарт – проверьте актуальность и корректность версий.
  • Все ли складские документы, содержащие этот продукт, проведены? Все операции с продуктом на складе можно просмотреть во вкладке Отчёт по движению в его редакторе, откуда можно открыть сам складской документ.



Проведение акта инвентаризации

Чтобы остатки и себестоимости продуктов на складе пересчитались с учётом созданного акта инвентаризации, его необходимо провести.


После проведения акта инвентаризации для внесённых в него продуктов на выбранном складе установится значение остатков, указанное в колонке Факт. остаток, ед. изм.


Чтобы провести акт инвентаризации, выберите его, а затем нажмите Провести.

Акт будет проведён и недоступен для редактирования.


Чтобы отредактировать проведённый акт, выберите его и нажмите Отменить проведение.

После распроведения акта инвентаризации складские остатки внесённых в него продуктов изменят значения на те, которые были до инвентаризации, а сам акт можно будет отредактировать или удалить.

Подождите, происходит установка и настройка вашего облака.