Финансы

Как использовать раздел «Финансы»?

В разделе Финансы ведется учет по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.

В разделе есть несколько подраздела:

• Статьи — это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учета этих расходов в бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
• Счета — используются для учета денежных средств от продаж, внесений/ инкассаций и проведенных транзакций. Автоматические транзакции (данные после закрытия смены, внесения и инкассации на терминале) попадают на счет соответственно настройкам его типа и заведения, за которым этот счет закреплен.
• Движения по счетам — здесь можно посмотреть отчет по движению денежных средств по типам оплат и заведениям, за которыми закреплены оплаты, в разрезе месяцев или календарного года.
• Транзакции — это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья: для отображения причины трат или получения денег.
• Финансовый отчет — здесь можно просмотреть отчет по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть — на закупку хозяйственных товаров для заведения, а также получает определенное количество денежных средств за проведение банкетов.

Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:

• Статью «Аренда помещения» (расходная, так как аренда подразумевает расход денежных средств).
• Статью «Хозяйственные товары» (также расходная).
• Статью «Банкет» (приходная, так как заведение получает денежные средства от проведения банкетов).

Затем в разделе Финансы — Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учета этой операции в бэк-офисе.

То есть, если сегодня была оплачена аренда, куплены хозяйственные товары и проведен банкет, следует создать транзакции по всем трем статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или израсходована по каждой статье.

Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы — Финансовый отчет. В нем отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и/или выручка по каждой статье и группе статей. В разделе Финансы — Движение по счетам отражаются доходы и расходы по средствам оплаты (в том числе бонусы) и заведениям, за которыми закреплены типы оплат.

Как создать счет?

Примером создания счетов может быть разделение всего денежного потока на безналичный и наличный расчет по заведениям, а также вывод денег из оборота на отдельный счет в виде накоплений.

Для того чтобы создать новый счет, перейдите в раздел Финансы — Счета и нажмите Создать на верхней панели инструментов.

В открывшемся окне заполните поля:

• Наименование — название счета, которое будет отображаться в списке счетов.

• Средства оплат — используемые типы оплат:

  • Наличные — учитываются операции за наличный расчет.

  • Безналичные — учитываются операции за безналичный расчет.

  • Бонусы — учитываются операции проведённые бонусами.

  • Онлайн-эквайринг — учитываются расчеты за онлайн заказы.

  • СБП — учитываются операции, которые оплачены через СБП (кассовый терминал).

• Типы оплат — типы оплат, которые будут учитываться в данном счете.

• Заведение — если указать заведение, то баланс счета будет пополняться с каждым закрытым чеком на выбранное заведение. Если указать Без заведений, то на баланс счета будут попадать только суммы переведенные транзакциями на выбранный счет. Без заведений можно использовать, например, для вывода денежных средств из оборота в виде накоплений.

После заполнения всех полей, нажмите Сохранить.

Обратите внимание, что все транзакции, которые были проведены до создания соответствующих счетов, не влияют на баланс созданных счетов. Для того чтобы на созданном счете отображался реальный баланс средств, необходимо провести Транзакцию по статье Корректировка баланса и указать недостающую сумму на счете.

В открытой Кассовой смене чеки, закрытые определенным типом оплаты, попадают на соответствующий счёт. После закрытия смены на каждом счёте формируется баланс с учётом полученной выручки.

Для того чтобы посмотреть, как происходит формирование баланса, выберите счет и перейдите на вкладку История счета.

В Истории счета можно посмотреть все операции по конкретному счету: чек, оплату приходных и расходных накладных, автоматические инкассации, внесения/инкассации наличных средств на терминале и другие операции. Каждая запись привязывается к определенному времени и к сотруднику, совершившему операцию.

Для фискальных регистраторов может быть включена автоматическая инкассация. Так как инкассация является изъятием денежных средств, то в случае, если автоматическая инкассация настроена, при ее срабатывании будет уменьшен баланс счета наличных на сумму инкассации.

Чтобы инкассированная сумма увеличила баланс счета, нужно настроить счет для зачисления средств изъятых автоматической инкассацией в фискальном регистраторе. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Перейдите в раздел Устройства — Фискальные регистраторы.

2. Выберите нужный фискальный регистратор.

3. В поле Счёт для автоматической инкассации укажите, на какой счёт будет зачислена сумма.

4. После этого сохраните изменения.

Виды статей

Статьи делятся на Системные и Статьи, созданные пользователем. Обороты по системным статьям создаются автоматически. Например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статьям Сумма продаж наличные и Сумма продаж безналичные.

Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создает транзакцию в подразделе Транзакции.

Системные статьи включают в себя:

• Приходные накладные — статья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная). Создание и проведение приходной накладной в разделе Складские документы — Приходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
• Расходные накладные — статья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Складские документы — Расходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
• Списания и отмены со списанием — статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания/ отмены со списанием.
• Инвентаризация (излишки) — статья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
• Инвентаризация (недостачи) — статья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
• Сумма продаж наличные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с наличным типом оплат из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с наличным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж безналичные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с безналичным типом оплат из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с безналичным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж бонусы — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с типом оплат бонусы из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с типом оплат бонусы, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж онлайн-эквайринг — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с типом оплат онлайн-эквайринг из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с типом оплат онлайн-эквайринг, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж прочие учитываемые ТО — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с прочими учитываемыми типами оплат из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с прочими учитываемыми типами оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж СБП — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с типом оплат СБП из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с типом оплат СБП, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Возвраты — статья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи — Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.
• Заработная плата — статья является расходной. В ней учитываются суммы всех трат на оплату труда сотрудникам: окладов, авансов, премий, оплат по ставке за смену, оплат по ставке за час, оплат на основе процента личных продаж сотрудника, оплат на основе процента продаж компании.
• Корректировка баланса — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для выравнивания суммы на счете, когда приход/расход по счету не был учтен.
• Перевод между счетами — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для переноса необходимой суммы денежных средств с одного счета на другой.

Как создать статью?

Кроме системных статей можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.

Также, как и системные статьи, собственные статьи можно группировать. Чтобы создать группу статей, перейдите в раздел Финансы — Статьи, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Группа статей.

В открывшемся окне укажите название группы статей и нажмите Создать.

Чтобы создать статью, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Статья.

Затем, в открывшемся окне, укажите:

• Наименование — название статьи, которое отображает суть операций, сами же операции создаются в подразделе Транзакции.
• Тип статьи — расходная, приходная или расходно-приходная.
• Группа статей — группа, в которую будет помещена созданная статья. Также можно создавать статьи без группы.

После заполнения всех полей нажмите Создать.

Как создать транзакцию?

Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы — Транзакции и нажмите Создать на верхней панели инструментов.

Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, так как нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по системным статьям транзакции создавать не нужно, приходы и расходы по ним учитываются автоматически).

Откроется окно создания транзакции. Заполните в нем поля:

• Дата и время транзакции — дата и время создания и проведения операции (например, оплаты счета за потребление электроэнергии).
• Название статьи — здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
• Комментарий к транзакции.

При выборе определенного Названия статьи открываются дополнительные поля для заполнения:

• Сумма прихода, ₽ — получаемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
• Сумма расхода, ₽ — расходуемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Расходная статья.
• Со счёта — счёт, с которого будет списана сумма транзакции.
• На счёт — счёт, на который будет зачислена сумма транзакции.
• Сумма, ₽ — сумма перемещаемых денежных средств. Поле активно только для статьи Перевод между счетами.

После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать.

В подразделе Финансовый отчет появятся обороты по статье расходов/доходов.

Транзакции можно сгруппировать по дням или отобразить все транзакции списком — кнопка Группировать по дням включает и отключает группировку по дням.

Формирование отчета о прибыли

В подразделе Финансовый отчет можно создать отчет о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Чтобы создать такой отчет, перейдите в раздел Финансы — Финансовый отчет.

Отчет представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:

• Название статьи — статья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи. Все статьи группируются в зависимости от типа (приходные, расходные, приходно-расходные).
• Сумма, ₽ — обороты за период по той или иной статье.

В отчете присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:

• Выручка — считается по формуле: Продажи + Расходные накладные (за вычетом скидок и возвратов).
• Валовая прибыль — это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
• Операционные расходы — складывается из статей Приходные накладные, Заработная плата. Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
• Операционные доходы — складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.
• Операционная прибыль — считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) — Операционные расходы.
• Операционные убытки — складывается из статей Списания, Отмены со списанием и Инвентаризация (недостачи).

Движение по счетам

В подразделе Движение по счетам можно посмотреть отчет о движении денежных средств предприятия. При формировании данного отчета учитываются: выручка по кассовой смене; внесения и инкассации; транзакции, созданные пользователем; оплаченные приходные и расходные накладные. Суммы продаж в отчете распределяются по типам оплат (наличные, безналичные, бонусы, онлайн-эквайринг и СБП) и заведениям, за которыми закреплена оплата.

Отчет Движение по счетам можно сгруппировать по месяцам и календарному году, по приходу и расходу, и представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:

• Дата и время.
• Статья — название системной статьи или статьи, созданной пользователем.
• Описание транзакции — действие совершенное со счетом.
• Сумма прихода — сумма полученных денежных средств.
• Сумма расхода — сумма расхода денежных средств.
• Со счета — счет, с которого списана сумма транзакции.
• На счет — счет, на который зачислена сумма транзакции.
• Средства оплаты — тип счета: наличные — учитывает наличные операции; безналичные — учитывает безналичные операции; бонусы — учитывает операции, проведенные бонусами; онлайн-эквайринг — учитывает операции, оплаченные онлайн, СБП — учитывает операции, проведенные через систему быстрых платежей на кассовом терминале.
• Заведение, за которым закреплен счет.
• Комментарий к транзакции.

Если у заведения есть счета с одинаковыми типами оплат, при помощи фильтра Со счета и На счет можно скрыть данные, которые дублируются в отчете.