Финансы

• Как использовать раздел «Финансы»?
  
• Виды статей
  
• Как создать статью?
  
• Как создать транзакцию?
  
• Формирование отчёта о прибыли
  

Как использовать раздел «Финансы»?

В разделе Финансы ведётся учёт по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.

В разделе есть три подраздела:

• Статьи – это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учёта этих расходов с бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
• Транзакции – это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья – для отображения причины трат или получения денег.
• Отчёт – здесь можно просмотреть отчёт по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть – на зарплату сотрудникам, а также получает определённое количество денежных средств за проведение банкетов.

Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:

• Статью «Аренда помещения» (расходная, т. к. аренда подразумевает расход денежных средств).
• Статью «Зарплата сотрудникам» (также расходная).
• Статью «Банкет» (приходная, т. к. заведение получает денежные средства от проведения банкетов).

Затем в разделе Финансы – Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учёта этой операции в бэк-офисе.

То есть, если сегодня была оплачена аренда, выдана зарплата сотрудникам и проведён банкет, следует создать транзакции по всем трём статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или потрачена по каждой статье.

Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы – Отчёт. В нём отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и / или выручка по каждой статье и группе статей.

Виды статей

Статьи делятся на Статьи по умолчанию и Статьи, созданные пользователем. Обороты по статьям по умолчанию создаются автоматически (например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статье Продажи).

Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создаёт транзакцию в подразделе Транзакции.

К статьям по умолчанию относятся:

• Приходные накладные – cтатья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная). Создание и проведение приходной накладной в разделе Склад – Приходная накладная автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Расходные накладные – cтатья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Склад – Расходная накладная автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Списания и отмены со списанием – статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания / отмены со списанием.
• Инвентаризация (излишки) – cтатья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
• Инвентаризация (недостачи) – cтатья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
• Продажи – cтатья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах из раздела Продажи – Чеки. Каждая продажа, поступившая в бэк-офис из терминала, ведёт к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Возвраты – cтатья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи – Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.

Как создать статью?

Кроме статей по умолчанию можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.

Чтобы создать статью, перейдите в раздел Финансы – Статьи и нажмите Создать в верхней части экрана.

Откроется окно создания статьи.

Введите название статьи (например, «Заработная плата»), и определите её тип (в случае заработной платы – тип статьи Расходная).

Нажмите Создать. После этого статья появится в конце списка статей.

Как создать транзакцию?

Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы – Транзакции и нажмите Создать в верхней части экрана.

Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, т. к. нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по статьям, которые есть по умолчанию, транзакции создавать не нужно – приходы и расходы по ним учитываются автоматически).

Откроется окно создания транзакции.

Заполните в нём поля поля:

• Дата транзакции – дата и время создания и проведения операции (например, выплаты заработной платы или оплаты аренды).
• Название статьи – здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
• Сумма прихода – получаемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
• Сумма расхода – расходуемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Расходная статья.

После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать. Транзакция появится в списке.

В подразделе Отчёт появятся обороты по статье расходов / доходов.

Формирование отчёта о прибыли

В подразделе Отчёт можно создать отчёт о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Чтобы создать такой отчёт, перейдите в раздел Финансы – Отчёт.

Отчёт представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:

• Название статьи – cтатья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи.
• Сумма, Р – обороты за период по той или иной статье.

В отчёте присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:

• Валовая прибыль – это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
• Выручка – считается по формуле: Продажи + Расходные накладные.
• Операционные расходы – складывается из статей Приходные накладные, Списания и отмены со списанием, Инвентаризация (недостачи). Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
• Операционная прибыль – считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) – Операционные расходы.
• Операционные доходы – складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.