Финансы

Для быстрого перехода к нужной главе инструкции нажмите на её название в оглавлении:

• Как использовать раздел «Финансы»?
• Как создать счёт?
• Виды статей.
• Как создать статью?.
• Как создать транзакцию?
• Формирование отчёта о прибыли.

Как использовать раздел «Финансы»?

В разделе Финансы ведётся учёт по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.

В разделе есть три подраздела:

• Статьи — это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учёта этих расходов с бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
• Счета — используются для учёта денежных средств от продаж, внесений/инкассаций и проведенных транзакций. Автоматические транзакции (данные после закрытия смены, внесения и инкассации на терминале) попадают на счёт соответственно настройкам его типа и заведения, за которым этот счет закреплен.
• Транзакции — это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья — для отображения причины трат или получения денег.
• Финансовый отчёт — здесь можно просмотреть отчёт по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть — на закупку хозяйственных товаров для заведения, а также получает определённое количество денежных средств за проведение банкетов.

Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:

• Статью «Аренда помещения» (расходная, т. к. аренда подразумевает расход денежных средств).
• Статью «Хозяйственные товары» (также расходная).
• Статью «Банкет» (приходная, т. к. заведение получает денежные средства от проведения банкетов).

Затем в разделе Финансы — Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учёта этой операции в бэк-офисе.

То есть, если сегодня была оплачена аренда, куплены хозяйственные товары и проведён банкет, следует создать транзакции по всем трём статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или потрачена по каждой статье.

Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы — Финансовый отчёт. В нём отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и / или выручка по каждой статье и группе статей.

Как создать счёт?

Примером создания счетов может быть разделение всего денежного потока на безналичный и наличный по заведениям, а также вывод денег из оборота на отдельный счёт в виде накоплений.

Для того, чтобы создать новый счёт перейдите в раздел Финансы — Счета и нажмите Создать на верхней панели инструментов.

В открывшемся окне заполните поля:

• Наименование — название счёта, которое будет отображаться в списке счетов.

• Средства оплат — используемые средства оплат:

  • Наличные — учитываются операции за наличный расчёт.
  • Безналичные — учитываются операции за безналичный расчёт.
  • Бонусы — учитываются расчёты бонусами.
  • Онлайн-эквайринг — учитываются расчёты за онлайн-заказы.

• Типы оплат — типы оплат, которые будут учитываться в данном счёте.

• Заведение — если указать заведение, то баланс счёта будет пополнятся с каждым закрытым чеком на выбранное заведение. Если указать Без заведений, то на баланс счёта будут попадать только суммы переведённые транзакциями на выбранный счёт. Без заведений можно использовать, например, для вывода денежных средств из оборота в виде накоплений.

После заполнения всех полей нажмите Сохранить.

Обратите внимание, что все транзакции, которые были проведены до создания соответствующих счетов не влияют на баланс созданных счетов. Для того, чтобы на созданном счёте отображался реальный баланс средств, необходимо провести транзакцию по статье Корректировка баланса и указать недостающую сумму на счёте.

Виды статей

Статьи делятся на Системные и Статьи, созданные пользователем. Обороты по системным статьям создаются автоматически. Например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статьям Сумма продаж наличные и Сумма продаж безналичные.

Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создаёт транзакцию в подразделе Транзакции.

Системные статьи включают в себя:

• Приходные накладные — статья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная. Создание и проведение приходной накладной в разделе Складские документы — Приходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Расходные накладные — статья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Складские документы — Расходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Списания и отмены со списанием — статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания / отмены со списанием.
• Инвентаризация (излишки) — статья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
• Инвентаризация (недостачи) — статья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
• Сумма продаж наличные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с наличным типом оплат из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с наличным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведёт к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Сумма продаж безналичные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с безналичным типом оплат из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа с безналичным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведёт к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Возвраты — статья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи — Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.
• Заработная плата — статья является расходной. В ней учитываются суммы всех трат на оплату труда сотрудникам: окладов, авансов, премий, оплат по ставке за смену, оплат по ставке за час, оплат на основе процента личных продаж сотрудника, оплат на основе процента продаж компании.
• Корректировка баланса — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для выравнивания суммы на счёте, когда приход/расход по счёту не был учтён.
• Перевод между счетами — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для переноса необходимой суммы денежных средств с одного счёта на другой.

Как создать статью?

Кроме системных статей можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.

Также, как и системные статьи собственные статьи можно группировать. Чтобы создать группу статей, перейдите в раздел Финансы — Статьи, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Группа статей.

В открывшемся окне укажите название группы статей и нажмите Создать.

Чтобы создать статью, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Статья.

Затем, в открывшемся окне окне укажите:

• Наименование — название статьи, которое будет отображаться списке статей.
• Тип статьи — расходная, приходная или расходно-приходная.
• Группа статей — группа, в которую будет помещена созданная статья. Также можно создавать статьи без группы.

После заполнения всех полей нажмите Создать.

Как создать транзакцию?

Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы — Транзакции и нажмите Создать на верхней панели инструментов.

Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, т. к. нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по системным статьям транзакции создавать не нужно — приходы и расходы по ним учитываются автоматически).

Откроется окно создания транзакции. Заполните в нём поля поля:

• Дата и время транзакции — дата и время создания и проведения операции (например, оплаты счёта за потребление электроэнергии).
• Название статьи — здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
• Сумма прихода — получаемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
• Сумма расхода — расходуемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Расходная статья.

После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать.

В подразделе Финансовый отчёт появятся обороты по статье расходов/доходов.

Формирование отчёта о прибыли

В подразделе Финансовый отчёт можно создать отчёт о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Чтобы создать такой отчёт, перейдите в раздел Финансы — Финансовый отчёт.

Отчёт представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:

• Название статьи — статья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи.
• Сумма, Р — обороты за период по той или иной статье.

В отчёте присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:

• Валовая прибыль — это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
• Выручка — считается по формуле: Продажи + Расходные накладные.
• Операционные расходы — складывается из статей Приходные накладные, Заработная плата. Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
• Операционная прибыль — считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) — Операционные расходы.
• Операционные доходы — складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.
• Операционные убытки — складывается из статей Списания, Отмены со списанием и Инвентаризация (недостачи).