Финансы
Для быстрого перехода к нужной главе инструкции нажмите на ее название в оглавлении:
- Как использовать раздел «Финансы»?
- Как создать счет?
- Виды статей.
- Как создать статью?.
- Как создать транзакцию?
- Формирование отчета о прибыли.
- Движение по счетам.
Как использовать раздел «Финансы»?
В разделе Финансы ведется учет по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.
В разделе есть четыре подраздела:
- Статьи — это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учета этих расходов в бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
- Счета — используются для учета денежных средств от продаж, внесений/ инкассаций и проведенных транзакций. Автоматические транзакции (данные после закрытия смены, внесения и инкассации на терминале) попадают на счет соответственно настройкам его типа и заведения, за которым этот счет закреплен.
- Движения по счетам — здесь можно посмотреть отчет по движению денежных средств по типам оплат и заведениям, за которыми закреплены оплаты, в разрезе месяцев или календарного года.
- Транзакции — это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья: для отображения причины трат или получения денег.
- Финансовый отчет — здесь можно просмотреть отчет по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).
Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть — на закупку хозяйственных товаров для заведения, а также получает определенное количество денежных средств за проведение банкетов.
Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:
- Статью «Аренда помещения» (расходная, так как аренда подразумевает расход денежных средств).
- Статью «Хозяйственные товары» (также расходная).
- Статью «Банкет» (приходная, так как заведение получает денежные средства от проведения банкетов).
Затем в разделе Финансы/ Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учета этой операции в бэк-офисе.
То есть, если сегодня была оплачена аренда, куплены хозяйственные товары и проведен банкет, следует создать транзакции по всем трем статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или израсходована по каждой статье.
Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы/ Финансовый отчет. В нем отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и/или выручка по каждой статье и группе статей. В разделе Финансы/ Движение по счетам отражаются доходы и расходы по средствам оплаты (в том числе бонусы) и заведениям, за которыми закреплены типы оплат.
Как создать счет?
Примером создания счетов может быть разделение всего денежного потока на безналичный и наличный расчет по заведениям, а также вывод денег из оборота на отдельный счет в виде накоплений.
Для того чтобы создать новый счет, перейдите в раздел Финансы/ Счета и нажмите Создать на верхней панели инструментов.
В открывшемся окне заполните поля:
Наименование — название счета, которое будет отображаться в списке счетов.
Средства оплат — используемые средства оплат:
- Наличные — учитываются операции за наличный расчет.
- Безналичные — учитываются операции за безналичный расчет.
- Бонусы — учитываются расчеты бонусами.
- Онлайн-эквайринг — учитываются расчеты за онлайн-заказы.
Типы оплат — типы оплат, которые будут учитываться в данном счете.
Заведение — если указать заведение, то баланс счета будет пополняться с каждым закрытым чеком на выбранное заведение. Если указать Без заведений, то на баланс счета будут попадать только суммы переведенные транзакциями на выбранный счет. Без заведений можно использовать, например, для вывода денежных средств из оборота в виде накоплений.
После заполнения всех полей, нажмите Сохранить.
Обратите внимание, что все транзакции, которые были проведены до создания соответствующих счетов, не влияют на баланс созданных счетов. Для того, чтобы на созданном счете отображался реальный баланс средств, необходимо провести транзакцию по статье Корректировка баланса и указать недостающую сумму на счете.
Виды статей
Статьи делятся на Системные и Статьи, созданные пользователем. Обороты по системным статьям создаются автоматически. Например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статьям Сумма продаж наличные и Сумма продаж безналичные.
Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создает транзакцию в подразделе Транзакции.
Системные статьи включают в себя:
- Приходные накладные — статья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная. Создание и проведение приходной накладной в разделе Складские документы/ Приходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
- Расходные накладные — статья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Складские документы/ Расходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
- Списания и отмены со списанием — статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания/ отмены со списанием.
- Инвентаризация (излишки) — статья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
- Инвентаризация (недостачи) — статья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
- Сумма продаж наличные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с наличным типом оплат из раздела Продажи/ Чеки. Каждая продажа с наличным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
- Сумма продаж безналичные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с безналичным типом оплат из раздела Продажи/ Чеки. Каждая продажа с безналичным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
- Возвраты — статья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи/ Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.
- Заработная плата — статья является расходной. В ней учитываются суммы всех трат на оплату труда сотрудникам: окладов, авансов, премий, оплат по ставке за смену, оплат по ставке за час, оплат на основе процента личных продаж сотрудника, оплат на основе процента продаж компании.
- Корректировка баланса — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для выравнивания суммы на счете, когда приход/расход по счету не был учтен.
- Перевод между счетами — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для переноса необходимой суммы денежных средств с одного счета на другой.
Как создать статью?
Кроме системных статей можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.
Также, как и системные статьи, собственные статьи можно группировать. Чтобы создать группу статей, перейдите в раздел Финансы/ Статьи, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Группа статей.
В открывшемся окне укажите название группы статей и нажмите Создать.
Чтобы создать статью, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Статья.
Затем, в открывшемся окне, укажите:
- Наименование — название статьи, которое будет отображаться в списке статей.
- Тип статьи — расходная, приходная или расходно-приходная.
- Группа статей — группа, в которую будет помещена созданная статья. Также можно создавать статьи без группы.
После заполнения всех полей нажмите Создать.
Как создать транзакцию?
Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы/ Транзакции и нажмите Создать на верхней панели инструментов.
Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, так как нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по системным статьям транзакции создавать не нужно, приходы и расходы по ним учитываются автоматически).
Откроется окно создания транзакции. Заполните в нем поля:
- Дата и время транзакции — дата и время создания и проведения операции (например, оплаты счета за потребление электроэнергии).
- Название статьи — здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
- Сумма прихода — получаемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
- Сумма расхода — расходуемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Расходная статья.
После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать.
В подразделе Финансовый отчет появятся обороты по статье расходов/доходов.
Формирование отчета о прибыли
В подразделе Финансовый отчет можно создать отчет о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).
Чтобы создать такой отчет, перейдите в раздел Финансы/ Финансовый отчет.
Отчет представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:
- Название статьи — статья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи.
- Сумма, Р — обороты за период по той или иной статье.
В отчете присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:
- Валовая прибыль — это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
- Выручка — считается по формуле: Продажи + Расходные накладные.
- Операционные расходы — складывается из статей Приходные накладные, Заработная плата. Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
- Операционная прибыль — считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) — Операционные расходы.
- Операционные доходы — складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.
- Операционные убытки — складывается из статей Списания, Отмены со списанием и Инвентаризация (недостачи).
Движение по счетам
В подразделе Движение по счетам можно посмотреть отчет о движении денежных средств предприятия. При формировании данного отчета учитываются: выручка по кассовой смене; внесения и инкассации; транзакции, созданные пользователем; оплаченные приходные и расходные накладные. Суммы продаж в отчете распределяются по типам оплат (наличные, безналичные, бонусы и онлайн-эквайринг) и заведениям, за которыми закреплена оплата.
Отчет Движение по счетам можно сгруппировать по месяцам и календарному году, и представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:
- Дата и время транзакции.
- Статья — название системной статьи или статьи, созданной пользователем.
- Сумма прихода — сумма полученных денежных средств.
- Сумма расхода — сумма расхода денежных средств.
- Со счета — счет, с которого списана сумма транзакции.
- На счет — счет, на который зачислена сумма транзакции.
- Средства оплаты — тип счета: наличные — учитывает наличные операции, безналичные — учитывает безналичные операции, бонусы — учитывает операции, проведенные бонусами, онлайн-эквайринг — учитывает операции, оплаченные онлайн.
- Заведение, за которым закреплен счет.
- Комментарий к транзакции.
Если у заведения есть счета с одинаковыми типами оплат, при помощи фильтра Со счета и На счет можно скрыть данные, которые дублируются в отчете.
Для быстрого перехода к нужной главе инструкции нажмите на ее название в оглавлении:
- Как использовать раздел «Финансы»?
- Как создать счет?
- Виды статей.
- Как создать статью?.
- Как создать транзакцию?
- Формирование отчета о прибыли.
- Движение по счетам.
Как использовать раздел «Финансы»?
В разделе Финансы ведется учет по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.
В разделе есть четыре подраздела:
- Статьи — это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учета этих расходов в бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
- Счета — используются для учета денежных средств от продаж, внесений/ инкассаций и проведенных транзакций. Автоматические транзакции (данные после закрытия смены, внесения и инкассации на терминале) попадают на счет соответственно настройкам его типа и заведения, за которым этот счет закреплен.
- Движения по счетам — здесь можно посмотреть отчет по движению денежных средств по типам оплат и заведениям, за которыми закреплены оплаты, в разрезе месяцев или календарного года.
- Транзакции — это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья: для отображения причины трат или получения денег.
- Финансовый отчет — здесь можно просмотреть отчет по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).
Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть — на закупку хозяйственных товаров для заведения, а также получает определенное количество денежных средств за проведение банкетов.
Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:
- Статью «Аренда помещения» (расходная, так как аренда подразумевает расход денежных средств).
- Статью «Хозяйственные товары» (также расходная).
- Статью «Банкет» (приходная, так как заведение получает денежные средства от проведения банкетов).
Затем в разделе Финансы/ Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учета этой операции в бэк-офисе.
То есть, если сегодня была оплачена аренда, куплены хозяйственные товары и проведен банкет, следует создать транзакции по всем трем статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или израсходована по каждой статье.
Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы/ Финансовый отчет. В нем отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и/или выручка по каждой статье и группе статей. В разделе Финансы/ Движение по счетам отражаются доходы и расходы по средствам оплаты (в том числе бонусы) и заведениям, за которыми закреплены типы оплат.
Как создать счет?
Примером создания счетов может быть разделение всего денежного потока на безналичный и наличный расчет по заведениям, а также вывод денег из оборота на отдельный счет в виде накоплений.
Для того чтобы создать новый счет, перейдите в раздел Финансы/ Счета и нажмите Создать на верхней панели инструментов.
В открывшемся окне заполните поля:
Наименование — название счета, которое будет отображаться в списке счетов.
Средства оплат — используемые средства оплат:
- Наличные — учитываются операции за наличный расчет.
- Безналичные — учитываются операции за безналичный расчет.
- Бонусы — учитываются расчеты бонусами.
- Онлайн-эквайринг — учитываются расчеты за онлайн-заказы.
Типы оплат — типы оплат, которые будут учитываться в данном счете.
Заведение — если указать заведение, то баланс счета будет пополняться с каждым закрытым чеком на выбранное заведение. Если указать Без заведений, то на баланс счета будут попадать только суммы переведенные транзакциями на выбранный счет. Без заведений можно использовать, например, для вывода денежных средств из оборота в виде накоплений.
После заполнения всех полей, нажмите Сохранить.
Обратите внимание, что все транзакции, которые были проведены до создания соответствующих счетов, не влияют на баланс созданных счетов. Для того, чтобы на созданном счете отображался реальный баланс средств, необходимо провести транзакцию по статье Корректировка баланса и указать недостающую сумму на счете.
Виды статей
Статьи делятся на Системные и Статьи, созданные пользователем. Обороты по системным статьям создаются автоматически. Например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статьям Сумма продаж наличные и Сумма продаж безналичные.
Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создает транзакцию в подразделе Транзакции.
Системные статьи включают в себя:
- Приходные накладные — статья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная. Создание и проведение приходной накладной в разделе Складские документы/ Приходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
- Расходные накладные — статья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Складские документы/ Расходные накладные автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведенной накладной.
- Списания и отмены со списанием — статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания/ отмены со списанием.
- Инвентаризация (излишки) — статья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
- Инвентаризация (недостачи) — статья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведенный акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
- Сумма продаж наличные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с наличным типом оплат из раздела Продажи/ Чеки. Каждая продажа с наличным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
- Сумма продаж безналичные — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах с безналичным типом оплат из раздела Продажи/ Чеки. Каждая продажа с безналичным типом оплат, поступившая в бэк-офис из терминала, ведет к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
- Возвраты — статья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи/ Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.
- Заработная плата — статья является расходной. В ней учитываются суммы всех трат на оплату труда сотрудникам: окладов, авансов, премий, оплат по ставке за смену, оплат по ставке за час, оплат на основе процента личных продаж сотрудника, оплат на основе процента продаж компании.
- Корректировка баланса — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для выравнивания суммы на счете, когда приход/расход по счету не был учтен.
- Перевод между счетами — статья является приходно-расходной. Транзакции по данной статье служат для переноса необходимой суммы денежных средств с одного счета на другой.
Как создать статью?
Кроме системных статей можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.
Также, как и системные статьи, собственные статьи можно группировать. Чтобы создать группу статей, перейдите в раздел Финансы/ Статьи, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Группа статей.
В открывшемся окне укажите название группы статей и нажмите Создать.
Чтобы создать статью, нажмите Создать на верхней панели инструментов и выберите Статья.
Затем, в открывшемся окне, укажите:
- Наименование — название статьи, которое будет отображаться в списке статей.
- Тип статьи — расходная, приходная или расходно-приходная.
- Группа статей — группа, в которую будет помещена созданная статья. Также можно создавать статьи без группы.
После заполнения всех полей нажмите Создать.
Как создать транзакцию?
Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы/ Транзакции и нажмите Создать на верхней панели инструментов.
Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, так как нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по системным статьям транзакции создавать не нужно, приходы и расходы по ним учитываются автоматически).
Откроется окно создания транзакции. Заполните в нем поля:
- Дата и время транзакции — дата и время создания и проведения операции (например, оплаты счета за потребление электроэнергии).
- Название статьи — здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
- Сумма прихода — получаемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
- Сумма расхода — расходуемая сумма денежных средств. Поле активно только для статей с типом Расходная статья.
После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать.
В подразделе Финансовый отчет появятся обороты по статье расходов/доходов.
Формирование отчета о прибыли
В подразделе Финансовый отчет можно создать отчет о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).
Чтобы создать такой отчет, перейдите в раздел Финансы/ Финансовый отчет.
Отчет представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:
- Название статьи — статья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи.
- Сумма, Р — обороты за период по той или иной статье.
В отчете присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:
- Валовая прибыль — это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
- Выручка — считается по формуле: Продажи + Расходные накладные.
- Операционные расходы — складывается из статей Приходные накладные, Заработная плата. Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
- Операционная прибыль — считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) — Операционные расходы.
- Операционные доходы — складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.
- Операционные убытки — складывается из статей Списания, Отмены со списанием и Инвентаризация (недостачи).
Движение по счетам
В подразделе Движение по счетам можно посмотреть отчет о движении денежных средств предприятия. При формировании данного отчета учитываются: выручка по кассовой смене; внесения и инкассации; транзакции, созданные пользователем; оплаченные приходные и расходные накладные. Суммы продаж в отчете распределяются по типам оплат (наличные, безналичные, бонусы и онлайн-эквайринг) и заведениям, за которыми закреплена оплата.
Отчет Движение по счетам можно сгруппировать по месяцам и календарному году, и представляет собой таблицу, состоящую из следующих столбцов:
- Дата и время транзакции.
- Статья — название системной статьи или статьи, созданной пользователем.
- Сумма прихода — сумма полученных денежных средств.
- Сумма расхода — сумма расхода денежных средств.
- Со счета — счет, с которого списана сумма транзакции.
- На счет — счет, на который зачислена сумма транзакции.
- Средства оплаты — тип счета: наличные — учитывает наличные операции, безналичные — учитывает безналичные операции, бонусы — учитывает операции, проведенные бонусами, онлайн-эквайринг — учитывает операции, оплаченные онлайн.
- Заведение, за которым закреплен счет.
- Комментарий к транзакции.
Если у заведения есть счета с одинаковыми типами оплат, при помощи фильтра Со счета и На счет можно скрыть данные, которые дублируются в отчете.