Финансы

Для быстрого перехода к нужной главе инструкции нажмите на её название в оглавлении:

• Как использовать раздел «Финансы»?
• Виды статей.
• Как создать статью?.
• Как создать транзакцию?
• Формирование отчёта о прибыли.

Как использовать раздел «Финансы»?

В разделе Финансы ведётся учёт по получению денежных средств и расходам заведения, не связанным с продажами блюд на кассовом терминале.

В разделе есть три подраздела:

• Статьи — это основания для расхода или получения денежных средств. Например, для оплаты аренды помещения и учёта этих расходов с бэк-офисе можно создать статью «Аренда помещения».
• Транзакции — это сами операции по получению или расходу денежных средств. При создании транзакции в ней обязательно указывается статья — для отображения причины трат или получения денег.
• Отчёт — здесь можно просмотреть отчёт по всем доходам и расходам заведения за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Например, заведение тратит часть прибыли на аренду помещения, часть — на закупку хозяйственных товаров для заведения, а также получает определённое количество денежных средств за проведение банкетов.

Чтобы учитывать эти расходы и доходы в прибыли, нужно создать статьи по каждому пункту:

• Статью «Аренда помещения» (расходная, т. к. аренда подразумевает расход денежных средств).
• Статью «Хозяйственные товары» (также расходная).
• Статью «Банкет» (приходная, т. к. заведение получает денежные средства от проведения банкетов).

Затем в разделе Финансы — Транзакции необходимо провести саму операцию по получению или расходу денежных средств для учёта этой операции в бэк-офисе.

То есть, если сегодня была оплачена аренда, куплены хозяйственные товары и проведён банкет, следует создать транзакции по всем трём статьям и указать, какая сумма денежных средств была получена или потрачена по каждой статье.

Для наглядного отображения расходов и приходов по разным статьям предусмотрен раздел Финансы — Отчёт. В нём отображается как общая выручка и прибыль заведения, так и расходы и / или выручка по каждой статье и группе статей.

Виды статей

Статьи делятся на Статьи по умолчанию и Статьи, созданные пользователем. Обороты по статьям по умолчанию создаются автоматически (например, продажи блюд автоматически увеличивают обороты по статье Продажи).

Статьи, созданные пользователем, увеличивают свои обороты только тогда, когда пользователь создаёт транзакцию в подразделе Транзакции.

К статьям по умолчанию относятся:

• Приходные накладные — статья является расходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были потрачены на приобретение товаров (в качестве подтверждающего документа используется Приходная накладная). Создание и проведение приходной накладной в разделе Склад — Приходная накладная автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Расходные накладные — статья является приходной. Здесь учитываются все денежные средства, которые были получены от продажи продуктов по расходным накладным. Создание и проведение расходной накладной в разделе Склад — Расходная накладная автоматически увеличивает оборот по статье на сумму проведённой накладной.
• Списания и отмены со списанием — статья является расходной. В ней учитываются все списания продуктов, которые проводились через акты списания, а также все отмены со списанием, созданные на терминале. Создание и проведение акта списания, а также отмена со списанием автоматически увеличивают оборот по данной статье расходов на сумму акта списания / отмены со списанием.
• Инвентаризация (излишки) — статья является приходной. Статья отражает данные обо всех излишках, оприходованных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Излишки, увеличивает оборот данной статьи на сумму излишков.
• Инвентаризация (недостачи) — статья является расходной. Статья отражает данные обо всех недостачах, списанных актами инвентаризации. Каждый проведённый акт инвентаризации, в котором имеются Недостачи, увеличивает оборот данной статьи на сумму недостач.
• Продажи — статья является приходной, в ней отражаются данные обо всех продажах из раздела Продажи — Чеки. Каждая продажа, поступившая в бэк-офис из терминала, ведёт к увеличению оборота данной статьи на сумму чека.
• Возвраты — статья является расходной, в ней учитываются все возвраты по чекам из раздела Продажи — Чеки. Каждый возврат чека, поступивший с терминала в бэк-офис, увеличивает оборот этой статьи на сумму возвращенного чека.
• Заработная плата — статья является расходной. В ней учитываются суммы всех трат на оплату труда сотрудникам: окладов, авансов, премий, оплат по ставке за смену, оплат по ставке за час, оплат на основе процента личных продаж сотрудника, оплат на основе процента продаж компании.

Как создать статью?

Кроме статей по умолчанию можно создать свои собственные статьи с произвольным содержанием.

Чтобы создать статью, перейдите в раздел Финансы — Статьи. Затем:

1. Нажмите Создать в верхней части экрана.
2. Откроется окно создания статьи. Введите название статьи (например, «Аренда помещения») и определите её тип (в случае аренды помещения — тип статьи Расходная).
3. Нажмите Создать.
4. Созданная статья появится в списке.

Как создать транзакцию?

Чтобы создать транзакцию, перейдите в раздел Финансы — Транзакции и нажмите Создать в верхней части экрана.

Если у вас не создано пользовательских статей, то создание транзакции будет невозможно, т. к. нет ни одной статьи, к которой эту транзакцию можно отнести (по статьям, которые есть по умолчанию, транзакции создавать не нужно — приходы и расходы по ним учитываются автоматически).

Откроется окно создания транзакции. Заполните в нём поля поля:

• Дата транзакции — дата и время создания и проведения операции (например, оплаты аренды).
• Название статьи — здесь нужно выбрать статью из списка всех статей, созданных вручную.
• Сумма прихода — получаемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Приходная статья.
• Сумма расхода — расходуемая сумма денежных средств.
  Поле активно только для статей с типом Расходная статья.

После заполнения всех полей в окне создания транзакции нажмите Создать. Транзакция появится в списке.

В подразделе Отчёт появятся обороты по статье расходов / доходов.

Формирование отчёта о прибыли

В подразделе Отчёт можно создать отчёт о деятельности предприятия за произвольный период времени (от дня до нескольких лет).

Чтобы создать такой отчёт, перейдите в раздел Финансы — Отчёт.

Отчёт представляет собой таблицу, состоящую из двух столбцов:

• Название статьи — статья, сформированная в соответствии со списком статей в разделе Статьи.
• Сумма, Р — обороты за период по той или иной статье.

В отчёте присутствуют показатели прибыли, доходов и расходов. Это, в частности:

• Валовая прибыль — это Выручка минус оборот по статье Себестоимость продаж.
• Выручка — считается по формуле: Продажи + Расходные накладные.
• Операционные расходы — складывается из статей Приходные накладные, Списания и отмены со списанием, Инвентаризация (недостачи), Заработная плата. Пользовательские статьи, созданные с типом Расходная, добавляются к итогу по этой статье.
• Операционная прибыль — считается по формуле: (Валовая прибыль + Операционные доходы) — Операционные расходы.
• Операционные доходы — складывается из статей Инвентаризация (излишки). Итог всех статей, созданных пользователем, также учитывается в этой статье.