Ресурс 16householdicon_fstfd__crmicon_fstfd__fastpayicon_fstfd__left-officon_fstfd__screenclienticon_msc_spb_4pt-05icon_msc_spb_4pt-06plus

Как провести инвентаризацию?

Как провести инвентаризацию?

С помощью акта инвентаризации вы можете привести данные из Quick Resto в соответствие с реальными остатками на складе, и выявить недостачу или излишки продуктов. Недостачи или излишки могут возникать из-за неправильно заполненных технологических карт, несвоевременно учтенных списаний продуктов, пересортицы или неправомерных действий (краж,обвеса) со стороны персонала заведения.

Акт инвентаризации не подходит для добавления на склад продуктов, которые ранее не были оприходованы, поскольку для них невозможно сформировать себестоимость. Для добавления новых продуктов воспользуйтесь приходной накладной (с подробной информацией о приходовании продуктов на склад вы можете ознакомиться здесь).

Чтобы провести инвентаризацию, перейдите в раздел СкладАкты инвентаризации и нажмите кнопку Создать на верхней панели.

В открывшемся окне заполните поля:
Обязательные поля
  • Дата и время проведения инвентаризации;
  • - номер акта инвентаризации, присваивается системой, может быть задан пользователем;
  • Склад на котором проводится инвентаризация, т.е. в случае недостач или излишков продукты будут увеличиваться/уменьшаться на этом складе.

Чтобы добавить продукты в акт инвентаризации, выберите его - откроется карточка для внесения продуктов. Продукты добавляются на трех вкладках:
  • Раскладываемые продукты. На вкладке указываются блюда, полуфабрикаты и модификаторы, которые в Quick Resto не учитываются в готовом виде - в системе они отображаются как набор ингредиентов, из которых состоят (ниже будет пример такого блюда/модификатора/полуфабриката);
  • Готовые продукты. На вкладке указываются остатки для блюд, полуфабрикатов и модификаторов, хранящихся на складе и добавленных актами приготовления или приходными накладными;
  • Все продукты. На вкладке вы можете добавить остатки ингредиентов на складе, поступивших в приходных накладных. Также на вкладке отображаются продукты, указанные на вкладке Готовые продукты и элементы техкарт продуктов, указанных на вкладке "Раскладываемые продукты" (при этом во вкладке "Все продукты" их нельзя отредактировать).
Объясним на примере, чем отличаются раскладываемые, готовые продукты и ингредиенты: В кафе периодически готовят полуфабрикат "Лепешка картофельная замороженная". Иногда лепешки готовят в этот же день, иногда замораживают, чтобы приготовить на следующий день.
Согласно тех.карте, на одну штуку лепешек уходит 100 грамм (0.1 кг) ингредиента "Тесто" и 100 грамм (0.1 кг) ингредиента "Картофель". На следующий день после приготовления и заморозки лепешек мы решили провести инвентаризацию. В холодильнике нашли 10 штук картофельных лепешек.
Мы можем учесть эти 10 штук в инвентаризации двумя способами:
  • Во вкладке Раскладываемые продукты - в том случае, если полуфабрикаты не учитываются в Quick Resto. Так происходит, например, когда для удобства и упрощения учета полуфабрикаты картофельных лепешек в систему не заносятся, но при этом, конечно же, готовятся на кухне и хранятся в холодильнике. Таким образом, по факту на складе лежит: 10 картофельных лепешек. По данным Quick Resto есть: 1 килограмм теста; 1 килограмм картофеля. То есть в действительности на складе есть 10 штук лепешек, но нет 1 килограмма теста и 1 килограмма картофеля (которые ушли на приготовление лепешек); в Quick Resto все наоборот - есть и тесто, и картофель, а лепешек нет.
    Для избежания появления такого "излишка" лепешек и "недостач" теста и картофеля необходимо при инвентаризации добавить эти 10 штук лепешек на вкладку Раскладываемые продукты.
    Тогда во вкладке Все продукты все 10 штук п/ф "Лепешка картофельная замороженная" будут отображены как:
    • 1 килограмм ингредиента "Тесто";
    • 1 килограмм ингредиента "Картофель".
    При проведении акта на складе будут изменены остатки для ингредиентов "Тесто" и "Картофель" и не будет изменено количество полуфабриката "Лепешка картофельная замороженная".
  • Во вкладке Готовые продукты – в том случае, если готовые полуфабрикаты учитываются в Quick Resto (т.е. такие полуфабрикаты добавляют приходными накладными или актом приготовления). На вкладке Все продукты будет отображено 10 шт полуфабриката "Лепешка картофельная замороженная". При проведении акта будет изменено количество полуфабриката "Лепешка картофельная замороженная".
Допустим, также на складе есть 10 кг сахара. Чтобы учесть его при инвентаризации:
  • перейдите на вкладку Все продукты;
  • нажмите Добавить;
  • выберите "Сахар" из списка ингредиентов и укажите значение его остатка;
  • нажмите Сохранить.

На каждой вкладке вы можете добавить продукты двумя способами:

  • По одному продукту. Нажмите кнопку Добавить в нижней части экрана. В появившейся строке выберите название продукта в поле Наименование и укажите либо фактическое количество продукта, либо просто оставьте ноль - чтобы заполнить его потом, когда проведете инвентаризацию по бланку инвентаризации.

  • Несколько продуктов сразу:
    • нажмите кнопку Добавить группы. В открывшемся окне вы можете выбрать как целый раздел (например, все блюда), так и группу или отдельные продукты. Каждый раздел и группу можно развернуть и выбрать несколько продуктов из этой группы;
    • нажмите кнопку Добавить тэги. В открывшемся окне вы можете выбрать как целый раздел, так и тэг или отдельные продукты. Каждый раздел и тэг можно развернуть.
    Это позволяет проводить «быстрые» инвентаризации в рамках одной группы, например, если есть скоропортящиеся продукты, которые необходимо сверять каждую неделю, или дорогие продукты, которые больше других подвергнуты риску кражи. Также с помощью этих кнопок вы можете добавить в акт всю номенклатуру вашего заведения: для этого откройте вкладку Готовые продукты, нажмите Добавить группы и выберите все разделы. Сохраните изменения и перейдите на вкладку Все продукты. Нажмите Добавить группы, выберите раздел Ингредиенты и нажмите Сохранить.

Как только готов список продуктов, по которым нужно провести инвентаризацию, его можно распечатать в виде бланка инвентаризации и передать для заполнения ответственному сотруднику. Для того, чтобы он не "подгонял" фактические остатки под расчетные, в самом бланке нет остатков из системы - есть только список продуктов и пустые поля для заполнения фактического остатка.

Для ввода фактических остатков заполните Факт ед. изм. у каждого продукта. Введите остатки для всех продуктов на вкладке, нажмите Сохранить и Обновить.

Важно!

Незаполненные поля Факт ед. изм. автоматически заполнятся нулями (что означает, что такого продукта на складе нет вообще). Если у этого продукта, по данным Quick Resto, был какой-то остаток, то система при проведении документа покажет недостачу по нему.

Например, если у ингредиента "Тесто", по данным системы, расчетное количество было 5 килограмм, а в акте инвентаризации фактическое количество не было указано, то после проведения этого акта количество теста на складе станет 0 килограмм, и будет показана недостача теста в размере 5 килограмм.

Поэтому важно проверять перед сохранением и проведением акта, нет ли в нем продуктов со случайно незаполненным фактическим количеством.

После сохранения документа в колонке Расчет, ед. изм. будет указано количество продукта по данным системы Quick Resto, а в столбце Разница – расхождение (недостача или излишек) между фактическим количеством на складе и количеством продукта, указанным в Quick Resto. Недостача или излишек появляются по разным причинам: из-за неправильно заполненных технологических карт, несвоевременно учтенных списаний продуктов, пересортицы или неправомерных действий (краж,обвеса) со стороны персонала заведения.

Если вы провели инвентаризацию, и обнаружилась большая недостача или излишек, то необходимо проверить следующее:

  1. Все ли накладные оприходованы в Quick Resto? Есть ли накладные, которые не проведены? Аналогично стоит проверить любые документы из раздела Склад - от внутренних перемещений до актов переработки.
  2. Обратите внимание на строчки с крупными суммами недостач или излишка в акте инвентаризации. Проверьте с помощью отчета по движению продуктов все движения этого продукта, возможно, где-то продукт не оприходован (или оприходован неправильно) или не был вовремя списан. С помощью отчета всегда можно увидеть количество продукта, оприходованное на склад (или то, сколько его списали), дату прихода/списания и т.д. (на скриншоте ниже)

  3. Чтобы расчетные остатки заменились фактическими (из поля Факт ед.изм.), проведите документ. Для этого нажмите кнопку Провести в верхней части экрана. После проведения остатки на складе изменятся на фактические из акта инвентаризации. Чтобы их посмотреть, перейдите в раздел ПредприятиеСклады – вкладка Товарные остатки.

    Также остатки изменятся и в отчете по движению продукта (в разделе Отчеты - Движение продуктов).

    Для того, чтобы исправить или удалить акт инвентаризации,нажмите кнопку Отменить проведение в верхней панели. После этого остатки поменяют значение на то, что было до инвентаризации, а сам акт можно будет отредактировать или удалить.

Подождите, происходит установка и настройка вашего облака.